近年来，地震、洪水、火灾等意外灾害频发，已成为影响干部档案安全的重要隐患。如何确保干部档案的安全，就成为了干部人事档案管理工作面临的一个重要挑战。

　　吉林市委组织部经过近几年的深入研究，全新实践，探索出了完善电子档案系统，实行安全备份的管理模式，确保了干部档案安全。

　　干部档案安全备份是在完善电子档案系统的基础上完成的，共分为四个实施步骤：首先，扫描录入。通过数字化扫描，将每一本档案录入干部档案管理信息系统。第二步，加密处理。在完成录入系统工作后，依托该系统防伪功能，将数据进行加密处理。第三步，数据备份。将加密处理后的数据刻录到光盘上，按规定份数进行复制。最后，安全保管。将刻录好的光盘备份进行分级保管或异地保管。经过这四步安全备份后，大大提升了应对意外灾害的能力，在出现不可预测的灾害导致纸质档案毁损情况下，也可以通过光盘备份的数据将档案内容恢复，保证了档案的完整性。

　　电子档案系统的建立完善是安全备份的基础。在电子系统建设过程中，立足高标准，对所有档案材料进行扫描，并明确每一类档案材料的扫描范围，大大提高电子系统的工作效率，档案扫描也从每天5本，提高到每天10本。该系统从2007年底开始筹建，2009年3月建成投入使用，目前已经完成档案扫描1300多卷，材料65000多页。在电子系统应用方面，注重电子档案系统在安全方面的实际作用，在电子系统开通后，首先为部领导和相关处室共设置了8个查询终端，并配备了安全密钥，在保证安全的前提下，扩大了电子档案系统的应用范围。截至目前，各查询终端已经累计登录查询1.7万次，为查阅资料、审核档案和审批工资等工作提供了便捷渠道，得到了部领导和相关处室同志的充分认可。在电子系统的完善中，立足于系统功能完备，不断完善各项操作模块和应用程序等细节工作，与软件公司及时沟通，提出改进意见，在系统中增加“零散材料归档功能”，使软件功能得以修改完善，并适应了基层档案管理工作的需要，逐步提高电子档案系统的工作实效。

　　目前，电子档案系统将在9个县（市）区、70多个市直单位和120多个事业单位及企业中进行逐步推广，面对当前档案涉及面广和工作强度大的情况，市委组织部及早着手做好基础工作，确保建立电子档案系统，实行备份管理干部档案管理模式全面普及推广。

　　从2007年起，市委组织部在每两年举办一次的全市干部人事档案业务培训上，增加电子档案业务技能培训，把相关知识制作成多媒体教学课件，增进学员对电子档案业务知识的了解；同时在协助县（市）区培训干部档案信息员的时候，也增加了电子档案内容。在全省干部档案数字化建设的广泛开展中，市委组织部对各县（市）区电子档案操作员进行一对一，手把手培训，直到能熟练操作和能处理简单的问题为止，大大提高培训质量。从2009年6月至今已经对900多名专兼职档案管理员和档案信息员进行了培训。为了业务指导工作常态化，编印了《吉林市干部人事档案实用手册》，并免费下发到基层各单位，成为档案管理人员案头必备书。

　　为提高全地区的档案整理水平，市委组织部从2009年对目录制作和档案材料标号进行了规范。一方面，经过多方考察确定软件，并在市公安局档案室进行试点，取得经验后免费下发使用。目前，全市干部档案目录既符合中组部二级分类要求，又可以多台电脑打印，对数据进行集中整合，还可以与电子档案系统共享，提高了电子档案制作效率。另一方面，干部档案材料的标号因无统一标准，存在标号位置不定、字体大小不一等现象。为解决此类问题，市委组织部经过反复实验、多次论证，研制出了干部人事档案标号模版，满足了各类档案材料一级分类标号以及一类、四类和九类档案材料二级分类标号的需要。现已经在全地区140多个基层档案管理单位进行了推广使用，其可操作性和实效性得到了各级档案工作人员的充分认可。

　　根据各县（市）区财力状况的不同，分类制定了不同的实施方案。对财力好的县（市）区，建议一次性设备到位；对财力稍差的县（市）区采取先用一台质量较好的电脑当作“模拟服务器”的方式，先行对档案材料进行扫描和安全备份，待条件允许的时候再进入网络，将电子档案安全备份快速推进。

（吉林市委组织部信息管理中心副主任　陈静波）