图为全省组织系统干部人事档案数字化工作培训班现场

尊敬的各位领导、各位档案界同仁，大家好：
　　刚才听了兄弟市州的发言，受益匪浅，我们会把这些好的经验与方法带回去，结合到实际工作中，努力使我市的电子档案管理工作和应用水平不断迈上新的台阶。
　　一、面对日益频发的自然灾害，确保档案的安全，是需要我们干部人事档案人员义不容辞破解的难题
　 各位领导，各位同仁,在多年的干部人事档案管理工作中，相信我们都有许多体会与心得，但让我感受最深的事情则是一场灾难之后给我们带来的反思。2010年的7月28日，对于吉林省永吉县来说，是一个灾难的日子，连续几天的暴雨导致大堤溃坝，发生了千年不遇的洪灾。那天早上五点多，眼见洪水水位迅猛直线上涨，瞬间涌入一楼，直向二楼逼近。在多方都需要紧急救援的紧要时刻，永吉县委组织部领导首先想到的是干部档案的安全，他们组织全体人员，把五千多卷档案从二楼搬到了四楼，确认档案安全了大家才离开。
　 我们由衷敬佩永吉县委组织部领导对档案工作高度的责任心和安全意识的同时，也不免产生后怕：档案万一抢救不出来该怎么办？
2011年6月初，我到四川成都参加了一个电子档案培训班，期间我们到汶川参观，震后几年，在全国人民的帮助下，汶川面貌发生了根本改变：一座座新楼拔地而起，一个个民生设施投入使用，我们为汶川的变化而欣喜，为汶川人民过上幸福的生活而高兴。但是，地震的印记依然明显，草坡断桥，深陷落地下的映秀镇中学，被山体滑坡埋没的上百公里的213国道，我曾站在一个石头堆上，透过石缝能看到蓝色大货车埋在里面，因为紧靠山体，无法实施援救，一旦动底下的石头，山坡上的滚石会毫不留情滚下来。四川省档案同仁告诉我，这次地震很多干部人事档案都没抢救出来，幸存的人很多都没有档案了，以后还不知道怎么补救呢，要是有备份就好了。
　 要是有备份就好了！这句话一直萦绕在脑海里，在自然灾害日益频发的今天如何确保干部档案的安全，确实是我们干部人事档案管理同仁面临的一个重要的挑战。
　 我们设想对干部档案能有这样一种安全管理模式：把每一本档案进行数字化扫描录入系统。录入系统后，依托系统提供的防伪措施对数据进行加密处理。把处理后的数据刻录到光盘上，对刻录后的光盘进行复制，然后进行分级保管或异地保管。万一有不可预测的灾难导致纸质档案毁损，可以通过光盘备份的数据将档案内容完整地恢复，确保每个干部的切身利益得到有效保护。
　 吉林市委组织部电子档案管理系统是从2007年底开始筹建的，一方面我们立足高标准，一方面立足于自力更生。我们从每天扫描5本，提高到每天扫描10本。在长达一年半时间里，我们扫描档案1300多卷，材料65000多页，仅此一项节省资金24万元。
　 系统开通后，我们在部领导和干部处室设置了8个查询终端，截止到今年的6月30日，已经登录查询1.7万次，其中以干部一处审批工资，干部其他处室查阅相关材料为最多，得到了部领导和干部处室的一致好评。
　　二、科学谋划，稳步实施，确保干部档案安全备份取得实效
　　经过慎重研究，我们信息中心提出了一个目标：成立一个全市电子档案光盘备份管理中心。力争在三到五年的时间，县（市）区，市直机关，市属事业单位及企业的档案，扫描备份后的光盘，全部送到备份管理中心保管。信息中心需要及早着手建立相应的保管保护设施，这个设施要具备防光、防火、防磁等功能。信息中心将所有数据汇总后，进行异地委托保管。
　 我们知道，要在吉林市这样一个拥有9个县（市）区、70多个市直单位、120多个事业单位及企业的大范围内，实现这个目标不是一件轻而易举的事情。
　 我们把实现这个目标分成四个阶段来实施：
　　（一）提高认识，动员发动阶段。从2007年起，在每两年举办一次的全市干部人事档案业务培训上，增加电子档案业务技能培训，我们把相关知识，制作成多媒体教学课件，增进学员对电子档案业务知识的了解；同时在协助县（市）区培训“干部档案信息员”的时候，也增加了电子档案内容。从2009年6月至今我们已经对全地区900多名专兼职档案管理员和档案信息员进行了培训。为了业务指导工作常态化，我们编印了《吉林市干部人事档案实用手册》一书，免费下发到基层各单位，成为档案管理人员案头必备书。我们还建立了“吉林市干部人事档案管理”QQ群，在群里及时回答大家提出的各类问题，分享干部人事档案中的好经验好做法，目前已有群员280多名。
　 （二）提高质量，规范整理阶段。为提高全地区的档案整理水平，我们从2009年起对目录制作和档案材料标号进行了规范。首先我们规范了干部档案目录制作。
　　我们经过多方查询，得知广东省委组织部组织专家研制了一款目录软件，受到广大用户的广泛好评。就设法和广东省委组织部信息中心取得了联系，并得到了他们的大力支持，把软件无偿送给我们使用。我们先在市公安局档案室试点应用，取得经验后，免费下发到全市使用。事实证明，软件操作简单，功能齐全，符合中组部二级分类要求；可以多台电脑打印后，对数据进行集中整合。尤其是存储的目录数据，经过开发后，可以与电子档案系统共享，大大节省了电子档案制作过程中著录目录的时间，提高了电子档案制作效率。其次，规范了档案材料的标号。档案材料的标号，看起来是一件很小的事情，但是由于没有统一标准，导致标号位置不定，字体大小不一，影响了干部档案的所应具有的规范性严肃性和权威性。本着“小事不小”的原则，我们下决心解决档案材料标号的规范性问题，经过认真研究，反复实验，我们信息中心研制出了“干部人事档案材料标号模版”。这个模版采用有机玻璃为材料，应用先进的数控机床车制，满足一类和四类材料、九类材料二级分类标号的需要，下发到基层应用后，受到基层管档人员的欢迎和好评。他们说，从这些小事上能够看出市委组织部信息管理中心人员的钻研和敬业，为基层管档人员做出了好榜样。目前，国家专利局已经受理了“干部人事档案标号模版”的专利申请。
　　（三）提高标准，质量检查阶段。从2004年起，吉林市委组织部就下发了吉市组通字〔2004〕60号《关于定期开展干部档案检查工作的通知》，通知明确对全市市直和事业单位每两年检查一次，即第一年检查市直单位，第二年检查事业单位，以此循环，形成了规范。我们检查的时候采用协作组的形式，具体就是：随机抽取8到10个单位组成一个检查协作组，由信息管理中心指定一个组长。检查开始的时候，成员单位依据我们下发的检查标准先检查组长，明确标准后，小组成员再互相检查，为了争第一，大家真是不甘落后，查找问题之细之准，都不是我们下去检查能做到的。通过协作组这种检查方式，大家学有目标，赶超有方向，赢的硬气，输的服气。事实证明，是一种很有效果的检查方法。目前我们正在筹备对事业单位进行检查，依然采用协作组的检查方式。这里要说明的是，我们基层有的单位领导重视，舍得投入，已经有少数单位率先建立了电子档案系统，比如我们市丰满区在县市区中率先建立了网络版电子档案系统，凡是建立电子档案系统的，我们在检查的时候给予加15分的奖励。
　　（四）巧借东风，稳步推进阶段。我们借省委组织部免费给县（市）区发电子档案系统管理软件的东风，把这项工作扎实向前推进一大步。
　　首先我们依托市委组织部电子档案管理系统，对县（市）区电子档案操作员一对一，手把手带教，直到能熟练操作和能处理简单的问题为止。
　　其次，我们将依据每个县（市）区财力状况的不同，协助制定不同的实施方案。对财力好的县（市）区，我们建议一次性设备到位。对财力稍差的县（市）区采取先用一台质量较好的电脑当作“模拟服务器”的方式，先行对档案材料进行扫描和安全备份，待条件允许的时候再进入网络。同时，我们也不忽视只有几十卷上百卷这样小单位电子档案系统的制作，目前我们在单机版电子档案系统考察研发上，也取得了一定的突破，待取得成效后，再向各位领导和同仁们汇报。
　　鲁迅曾说：“人不满足的永远是向上的车轮”。虽然我们在电子档案的制作和应用方面做了一些工作，但是与上级的要求和兄弟市州相比还有一定的差距，我们将以此为起点，潜心钻研，取长补短，创新突破，为促进我市电子档案工作向着更加完善、更加先进、更加系统化的方向发展而继续努力。在未来的几年内，力争让我市的电子档案管理工作全面普及，并使其应用水平跃上一个更高的新台阶。